Penyataan Kerja (SOW) adalah dokumen (dan, biasanya, kontrak sah) yang memformalkan persefahaman antara kontraktor dan pelanggan. Untuk setiap projek, SOW menjelaskan perkhidmatan tertentu yang akan disampaikan (biasanya, dibahagikan kepada tugas yang terpisah yang harus diselesaikan), masa di mana tugas dan perkhidmatan tersebut akan dilaksanakan, dan jumlah dan tarikh akhir pembayaran. Tujuan asasnya adalah berfungsi sebagai peta jalan untuk projek dan mendokumentasikan harapan para pihak. Ini harus menjadi gambaran yang jelas dan sederhana dalam bahasa Inggris tentang "Mengapa", "Siapa", "Apa", "Bagaimana," "Kapan," "Di mana," dan "Berapa Banyak?"
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 2: Mengikuti Garis Panduan Umum
Langkah 1. Tuliskan SOW sebelum memulakan kerja
SOW biasanya dibuat setelah rundingan kontrak teras selesai tetapi sebelum kerja-kerja sesuatu projek dimulakan. Kadang-kadang, bagaimanapun (terutamanya dengan projek-projek yang sensitif pada masa), rundingan dapat diteruskan setelah kerja telah dimulakan dan SOW tidak diselesaikan sehingga projek itu berjalan dengan baik.
Langkah 2. Teliti format SOW yang diperlukan
Tidak ada satu SOW standard kerana industri dan projek yang berbeza mempunyai hasil dan aliran kerja yang berbeza. SOW yang baik adalah SOW yang disesuaikan.
Langkah 3. Dapatkan dengan betul pada kali pertama
Walaupun SOW asli itu sendiri biasanya tidak disemak semula, perjanjian sampingan terpisah yang disebut Change Order biasanya digunakan untuk mengubah syarat SOW. Adalah idea yang baik untuk memasukkan borang Change Order kosong dengan SOW. Perlu diingat, Ubah Pesanan dapat meningkatkan kos projek. SOW yang ditulis dengan baik dapat membantu mengurangkan keperluan Perintah Perubahan. Tidak ada pelanggan yang ingin berada dalam posisi di mana harapan spesifiknya tidak didokumentasikan, yang boleh menyebabkan kelewatan, peningkatan jumlah kos, atau ketidakpuasan.
Kaedah 2 dari 2: Menguasai Gaya dan Spesifik dalam SOW
Langkah 1. Sertakan Objektif
Bahagian ini menjawab soalan "Mengapa?" Ini adalah gambaran keseluruhan projek dan objektifnya. Penerangan umum dapat diterima ketika menyusun "pandangan mata-mata" proyek ini, tetapi elakkan bahasa yang dapat ditafsirkan dengan lebih dari satu cara. Jelas; huraikan objektif yang dapat diukur dan dapat dicapai yang dapat dicapai secara realistik dalam jangka masa yang ditentukan.
Langkah 2. Sertakan perbincangan Skop
Bahagian ini memberikan pernyataan pasti (tiada pilihan atau alternatif) dari "Apa?" dan bagaimana?" Kerja apa? Bagaimana ia dapat dicapai? Atau, selalunya, apa yang TIDAK berfungsi dan yang TIDAK akan dapat dicapai. Apakah andaiannya? Apa penyampaian (barang yang dipersembahkan oleh kontraktor kepada pelanggan untuk disemak dan diluluskan) yang dihasilkan? Apa, selain dari penyampaian, harus berlaku secara administratif (pengurusan projek) dari segi pelaporan kemajuan, penjejakan masa, dan komunikasi lain.
Langkah 3. Tambahkan Lokasi, jika boleh
Bahagian pilihan ini menerangkan di mana kerja akan dilakukan (jika berkaitan).
Langkah 4. Sertakan jangka masa
Bahagian pilihan ini menentukan jumlah masa yang dibenarkan untuk menyelesaikan projek, jam maksimum yang dapat ditagih setiap jangka masa, dan waktu tertentu untuk tinjauan rasmi atau tonggak projek lain.
Langkah 5. Tetapkan Jadual
Bahagian ini menyatakan tugas apa yang harus diselesaikan pada tarikh / waktu apa, dan siapa yang bertanggungjawab untuk mewujudkannya. Penerangan tentang tugas dan hasil (terutamanya yang dapat disampaikan) harus terperinci, jelas dan mudah sehingga mudah difahami. Selain dari kiriman, jadwal mungkin berisi entri untuk Pengujian Jaminan Kualiti, Uji Pengguna, dan Laporan Kemajuan.
- Walaupun jadwal harus spesifik, jangan fokus pada "Bagaimana" kerana hal itu dapat menempatkan banyak rintangan di hadapan penyelesaian proyek yang berjaya. Huraian asas mengenai metodologi yang diperlukan untuk digunakan sudah mencukupi.
- Jadual tersebut sering merangkumi perincian kriteria penerimaan (untuk mengukur kualiti hasil) dan tonggak pembayaran (biasanya setelah penerimaan penyerahan kunci), walaupun ini dapat dijelaskan dalam bahagian yang berbeza dan terpisah.
Langkah 6. Sertakan bahagian mengenai Penerimaan
Bahagian ini menerangkan mekanisme bagaimana pihak-pihak akan menentukan sama ada produk atau perkhidmatan dapat diterima. Kriteria tersebut dapat berkisar dari standar kualitas yang dapat diukur hingga sejumlah tes yang ditentukan, tetapi dalam keadaan apa pun harus sesuai dengan penilaian objektif.
Langkah 7. Nyatakan Piawaian
Bahagian ini menerangkan sebarang standard industri yang mesti dipenuhi untuk memenuhi kontrak. Daripada memperbetulkan secara standard piawaian industri dalam SOW, secara khusus merujuk satu set piawaian sudah memadai.
Langkah 8. Sertakan sebarang Keperluan Tenaga Kerja
Bahagian ini menentukan apa-apa keperluan tenaga kerja khas, misalnya, jumlah pekerja yang mengusahakan projek, keperluan pendidikan (darjah atau perakuan).
Langkah 9. Perhatikan Harga
Bahagian ini membahas persoalan "Berapa Banyak?" Adakah pembayaran itu adalah bayaran tetap? Bagaimana faktor perbelanjaan / kos? Adakah pembayaran akan dibuat secara sekaligus atau secara ansuran? Apakah jadual pembayaran? Adakah terdapat tonggak pembayaran?
Langkah 10. Sertakan Andaian
Sebilangan besar projek diserap oleh pelbagai perkara yang tidak diketahui, yang mana pihak mesti membuat pelbagai andaian. Pada dasarnya, andaian adalah syarat yang diharapkan kontraktor akan wujud untuk menyelesaikan projek tersebut mengikut syarat-syarat SOW. Sebagai contoh, kontraktor mungkin menganggap bahawa pekerjanya akan diberi akses ke rangkaian komputer pelanggan untuk memasang perisian yang dapat dihantar. Bahagian Andaian harus mengenal pasti sebanyak mungkin andaian dan menetapkan rancangan luar jangka atau akibatnya sekiranya andaian gagal.
Langkah 11. Sertakan parameter untuk Pengurusan Projek
Bahagian ini menerangkan proses untuk memantau kemajuan projek. Sertakan item seperti: Mesyuarat Mingguan, Laporan Status Biasa, Laporan Kemajuan Biasa, dan Mesyuarat Pasukan Pengurusan Projek. Bahagian ini juga merupakan tempat yang baik untuk menjelaskan kewajiban tambahan yang mungkin timbul dari projek, seperti penyelenggaraan dan pembaikan selepas reka bentuk awal dan / atau pemasangan.
Petua
- Sekiranya berlaku, biasanya adalah kepentingan pelanggan untuk menahan sebahagian daripada pembayaran akhir sehingga semua barang pesanan ditunjukkan untuk bekerjasama.
- Umumnya, SOW yang dirancang dengan baik tidak boleh merujuk kepada dokumen luaran (selain dari standard industri).
- Pastikan anda menunaikan semua janji yang dibuat semasa promosi penjualan dan rundingan kontrak di SOW anda sebelum projek ini dijalankan.
- Dalam memperincikan jadual, gunakan bahasa kalendar yang memberikan sedikit kelonggaran. Contohnya, "dua bulan selepas X, Q. A. ujian akan selesai, "dan bukannya" Pada 5 Jun, Q. A. ujian akan selesai. " Ini membolehkan projek berjalan lancar (tanpa Perubahan Pesanan) sekiranya terdapat penundaan lebih awal dalam proses.
- SOW boleh ditetapkan "Rahsia." Sekiranya ada, SOW harus mengandungi bahagian ringkas yang menerangkan akibatnya (biasanya denda wang tetap) bagi setiap pelanggaran kerahsiaan.
