Sekiranya anda berada dalam perniagaan atau sekolah yang memerlukan anda bekerjasama dengan beberapa pelanggan atau projek, sistem pemfailan yang betul sangat penting. Terdapat beberapa kaedah untuk memfailkan kertas, tetapi akhirnya sistem anda harus menggambarkan keperluan anda. Kaedah terbaik untuk mempersiapkan sistem yang cekap adalah dengan meluangkan masa selama beberapa hari untuk mengusahakan organisasi semata-mata.
Langkah-langkah
Kaedah 1 dari 3: Bersedia untuk Sistem Pemfailan Baru
Langkah 1. Kumpulkan semua bahan anda
Anda perlu menyusun semua kertas kerja anda sebelum cuba menyiapkan sistem yang betul. Teliti semua lokasi yang mungkin terdapat kertas kerja dan letakkan semuanya dalam satu timbunan. Luangkan masa untuk memastikan anda dapat menjelaskan semua pekerjaan aktif dan tidak aktif yang anda miliki.
- Rancang lebih awal dengan mengosongkan ruang meja untuk mengerjakan kertas anda.
- Sekiranya anda menyesuaikan dokumen orang lain ke dalam sistem pemfailan baru, keluarkan semua dokumen dari sistem semasa. Lebih baik anda mengendalikan semua dokumen dan bersiap sedia untuk sistem baru.
Langkah 2. Teliti semua dokumen
Ini adalah bahagian yang sukar dalam proses, tetapi juga merupakan langkah penting untuk menjadi teratur. Pisahkan semua fail berdasarkan apa yang ada, seperti penyata bank, bil kad kredit, dan pembayaran gadai janji. Mungkin kelihatan membosankan, tetapi periksa setiap dokumen di timbunan anda untuk menentukan apa yang sedang anda kerjakan.
- Anda tidak perlu membaca setiap makalah, tetapi skim ringkas akan membantu anda.
- Catatan pasca itu bagus untuk menandakan kertas penting yang anda tahu anda perlu menghabiskan masa.
Langkah 3. Sediakan cerucuk
Semasa anda mula menyusun kertas kerja anda, ada baiknya anda menyimpan dokumen yang berkaitan. Anda boleh meletakkan semua kertas yang berkaitan dengan pelanggan "Nickelback" dalam satu timbunan. Contoh lain adalah menumpuk kerja anda berdasarkan bulan.
- Memiliki urutan kronologi dapat berguna untuk keperluan pengarsipan anda.
- Tetapkan keutamaan semasa menyusun kertas kerja. Apabila anda melihat kertas yang sangat penting, letakkan di atas cerucuk masing-masing.
Langkah 4. Kurangkan mengikut kesesuaian anda
Tumpukan lain yang boleh anda buat ialah timbunan sampah. Anda tidak perlu membuang timbunan kertas anda, tetapi anda harus memisahkan kertas yang tidak penting dari timbunan yang lain. Anda bahkan boleh membuat timbunan lain di mana kertas rawak boleh pergi.
Sekiranya anda yakin 100% bahawa anda tidak memerlukan kertas kerja dan anda tidak dapat menarik pautan yang sesuai ke dokumen lain, buanglah. Tanyakan kepada pegawai atasan anda jika anda dibenarkan membuang sesuatu sebelum meneruskan sesuatu
Langkah 5. Gunakan folder manila
Pastikan perkara mudah untuk diri anda dengan menggunakan folder manila yang murah. Ini tidak akan merugikan dana anda dan akan membolehkan anda menjalankan sistem pemfailan yang anda mahukan. Anda boleh mendapatkan sebungkus folder manila dari mana-mana kedai bekalan pejabat.
Langkah 6. Pindahkan timbunan anda
Gunakan timbunan yang anda buat sebelumnya untuk bertindak sebagai panduan folder anda. Pastikan kandungan setiap folder disusun juga. Anda boleh mengatur kandungan fail berdasarkan kepentingan setiap kertas atau mengikut kronologi.
- Elakkan menyusun kandungan fail berdasarkan abjad. Organisasi abjad berfungsi dengan lebih cekap untuk menyusun kumpulan fail.
- Letakkan folder manila ke dalam kabinet penyisipan semasa anda mengisi folder.
Kaedah 2 dari 3: Membuat Sistem yang Sesuai untuk Anda
Langkah 1. Gunakan sistem pemfailan abjad
Sistem pemfailan abjad berfungsi dengan baik apabila anda perlu mengambil nama orang, pelanggan, pengarang, nama filem, buku, dan lain-lain. Dengan syarat anda menggunakan istilah yang senang diambil, sistem pemfailan abjad selalunya merupakan sistem yang paling mudah digunakan.
- Cara terbaik untuk memfailkan dan mengambil fail adalah dengan melabel setiap fail. Folder Manila mempunyai tab tambahan yang direka untuk melabel fail yang akan memudahkan proses pengambilan anda.
- Sekiranya anda mengendalikan pelanggan, lebih baik menggunakan abjad mengikut abjad.
- Sekiranya anda mempunyai banyak fail, pertimbangkan untuk membuat bahagian huruf untuk membantu anda mengatur. Pembahagi bahagian besar dan hanya mengandungi satu huruf. Anda juga dapat membagi huruf secara berpasangan seperti "A-D" atau "F-K."
Langkah 2. Gunakan urutan topikal
Semasa anda bekerja atau belajar di pelbagai bidang subjek, subjek atau susunan topik boleh menjadi kaedah yang sangat berguna untuk mendapatkan maklumat. Contohnya, jika anda mempelajari undang-undang, anda mungkin mempunyai tajuk kontrak, undang-undang perlembagaan, tindakan undang-undang, undang-undang pentadbiran, undang-undang antarabangsa dll.
- Kaedah terbaik untuk menyusun maklumat topikal adalah melalui pembahagi bahagian. Label pembahagi bahagian anda berdasarkan kandungannya, seperti "Undang-undang Pentadbiran."
- Sistem ini berfungsi dengan baik jika anda mempunyai beberapa topik yang berbeza. Sekiranya tidak, anda akan tinggal dengan satu atau dua pembahagi dan tidak banyak sistem yang teratur.
Langkah 3. Cuba masukkan nombor
Jenis sistem pemfailan ini sesuai untuk fail yang mengandungi tarikh atau nombor. Contohnya, jika anda mempunyai invois, resit, peristiwa bertarikh dan lain-lain, sistem berangka dapat menjadikan sistem mudah dicari semula. Anda juga boleh mempertimbangkan pelabelan bulan dan tahun untuk pilihan ini. Bagi mereka yang bekerja di persekitaran yang menggunakan penomboran untuk kertas seperti fail perubatan, dokumen perundangan, kes mahkamah, dan lain-lain, penomboran adalah kaedah pengambilan yang berguna.
- Gunakan sistem ini hanya jika anda selesa melihat beberapa nombor dan dapat mengambil maklumat dari nombor ini.
- Tandakan pada tab pemfailan nombor atau tarikh dan susun berdasarkan nilai bernombor. Mulakan dengan "1" dan nilai tambah nombor berikut.
- Sekiranya anda mengajukan berbulan-bulan, mulailah dengan bulan Januari dan bergerak mengikut urutan, hingga bulan Disember. Anda akan mendapat keuntungan dengan pembahagi bahagian untuk setiap bulan.
Langkah 4. Gunakan pengekodan warna
Ini bagus untuk pemfailan kreatif dan sangat berkesan untuk mereka yang mempunyai ingatan visual yang baik. Ini dapat membantu rujukan silang subjek yang berbeza berdasarkan pengekodan warna. Anda boleh mewarnakan kod mana-mana teknik yang disebutkan di atas untuk membuat fail. Anda juga boleh menggunakan kombinasi sistem penyusun dengan memasangkan kod warna dengan sistem lain.
- Salah satu kaedah termudah untuk menambahkan warna pada kaedah pengisian anda adalah dengan menggunakan penyerlah. Anda boleh membeli pelbagai jenis sorotan dari mana-mana kedai peralatan pejabat.
- Cara lain untuk melaksanakan pengekodan warna adalah dengan menggunakan pelbagai folder berwarna.
Langkah 5. Gunakan sistem frekuensi
Ini berfungsi dengan baik untuk item yang anda gunakan sepanjang masa, tetapi tidak boleh menjadi sistem yang berdiri sendiri. Ia perlu memberi makan sistem lain, contohnya sistem abjad. Tambahkan maklumat yang sering digunakan ke ruang yang dikelompokkan di kawasan pemfailan anda sehingga dapat diambil dengan cepat, seperti di bahagian depan laci kabinet pemfailan.
Anda harus berhati-hati agar tidak tersusun menggunakan sistem ini. Memastikan projek yang sedang anda jalankan di depan, tidak akan selalu menjamin organisasi yang cekap
Kaedah 3 dari 3: Mengekalkan Sistem yang Teratur
Langkah 1. Failkan kertas kerja dengan segera
Salah satu cara untuk memastikan sistem pemfailan anda berjalan dengan cekap adalah dengan memfailkan kertas semasa anda memprosesnya. Sistem pemfailan tidak akan berfungsi jika anda menangguhkan kertas pemfailan. Membiasakan diri dengan memfailkan kertas juga akan membantu produktiviti dan aliran kerja anda.
Langkah 2. Pastikan ruang anda dikemas kini
Setiap beberapa bulan anda harus melalui sistem pemfailan anda dan melakukan sapuan ringkas. Anda tidak perlu menyemak semua kertas anda seperti yang anda lakukan untuk organisasi awal. Periksa semua fail dan pastikan semuanya teratur dan berada di tempat yang betul.
Selepas beberapa bulan pertama, anda juga dapat memikirkan apakah sistem yang anda pilih sesuai untuk anda
Langkah 3. Bersihkan ruang anda
Sekali setahun anda harus melakukan pembersihan ruang kerja anda dengan lebih besar. Anda mungkin mempunyai beberapa fail yang biasa anda gunakan, tetapi sekarang anda harus melalui fail lain yang kurang anda gunakan. Buka fail yang anda gunakan lebih sedikit dan baca semua dokumen anda untuk melihat apakah ada dokumen yang tidak perlu.
Keluarkan semua fail dan lap kabinet pemfailan dengan kain lap yang lembap untuk menghilangkan penumpukan habuk
Petua
- Prinsip-prinsip ini juga dapat digunakan untuk pengelompokan pemfailan komputer atau elektronik lain.
- Gunakan indeks untuk fail yang tidak diletakkan mengikut abjad. Ini harus disusun mengikut abjad supaya anda dapat mencari fail anda dengan cepat. Letakkan indeks ini di bahagian depan fail.
- Mulakan dengan membersihkan dan menyusun timbunan kertas anda dan menggunakan nota pasca-not untuk menyusun mengikut kategori, dan kemudian sub-kategori.
- Adalah berguna untuk mempunyai fail lain untuk item yang tidak sesuai dengan kemas di tempat lain.
