Memo, atau memorandum, adalah mesej yang disesuaikan dengan khalayak tertentu untuk memberitahu mereka tentang sesuatu. Memo adalah dokumen pejabat umum, sehingga dapat merangkumi pelbagai topik dan diedarkan dalam salinan kertas, melalui faks atau melalui e-mel. Secara amnya, formaliti memo anda bergantung pada organisasi yang anda kerjakan dan sifat topik yang sah. Memo pengubahsuaian bangunan secara amnya adalah untuk memberitahu penyewa, pekerja, pemilik atau pekerja mengenai pengubahsuaian yang diperlukan yang akan mempengaruhi persekitaran mereka. Ketahui cara menulis memo untuk pengubahsuaian bangunan.
Langkah-langkah
Langkah 1. Minta salinan memorandum sebelumnya
Anda boleh merasakan nada dan formaliti organisasi anda dengan melihat contoh pemberitahuan masa lalu. Minta pegawai atasan anda hanya memberikan sampel yang mereka sukai.
Langkah 2. Dapatkan salinan maklumat hubungan untuk semua orang yang terpengaruh dengan memo ini
Anda perlu menghantar salinan kepada setiap pihak, dan memerlukan beberapa hari atau minggu untuk mendapatkan semua alamat atau e-mel yang diperlukan.
Langkah 3. Kumpulkan sebarang fakta yang diperlukan untuk membuktikan keperluan pengubahsuaian bangunan
Sekiranya papan perumahan atau pangsapuri telah meluluskan gerakan yang menyetujui pengubahsuaian, minta salinan usul itu, sehingga dapat diminta atau diedarkan. Semakin besar pengubahsuaian, semakin banyak bukti yang anda perlukan.
Langkah 4. Tetapkan tarikh akhir
Untuk pengubahsuaian besar, anda mungkin ingin menghantar memo lebih awal supaya mereka dapat membuat penginapan yang diperlukan. Sekiranya pengubahsuaian adalah saat-saat terakhir, tentukan tarikh dan masa ia akan dilakukan, termasuk waktu bagi orang untuk membuat penginapan mereka.
Langkah 5. Tulis garis besar memo anda
Segala penulisan perniagaan digunakan untuk meyakinkan pembaca tentang sesuatu. Di bawah tajuk, buat draf yang merangkumi topik memo, keterangan, tarikh akhir dan tarikh, bukti dan maklumat hubungan untuk tindak lanjut.
Langkah 6. Susun memo anda
Gunakan logo dan struktur syarikat, jika ia akan menjadi memo yang dihasilkan dengan nama syarikat. Berikut adalah garis panduan untuk memo memo:
- Letakkan nama penerima di sudut kiri atas dokumen pemprosesan kata. Nama itu boleh menjadi nama umum atau khusus, tetapi mudah dikenali, jadi orang itu tahu memo pengubahsuaian bangunan berkaitan dengannya.
- Seterusnya, taip orang, orang atau syarikat yang menulis memo itu. Sekiranya anda menulis memo untuk jabatan atau syarikat, anda mungkin perlu meminta persetujuan sebelum menghantar memo itu atas nama orang lain.
- Letakkan tarikh di bawah. Memo harus dihasilkan dengan cepat, kerana biasanya mereka meminta seseorang untuk memperhatikan sesuatu tepat pada masanya.
- Tulis subjek memo pengubahsuaian bangunan, dengan menggunakan kata deskriptif terbaik. Contohnya, bukannya menulis "Subjek: Pengubahsuaian Bangunan", tulis "Pembaikan Lif, 30 Ogos 6 pagi hingga 8 pagi."
- Tuliskan isi mesej. Tulis tujuannya, mengapa pengubahsuaian itu diperlukan, mengapa pengubahsuaian itu memberi manfaat kepada pembaca dan bukti yang diperlukan, seperti kod bangunan atau masalah keselamatan. Bersikap langsung; cuba jangan memasukkan tulisan yang tidak menyokong mesej anda.
Langkah 7. Sertakan butir atau senarai butir, jika perlu
Orang lebih cenderung membaca memo yang bukan teks. Oleh kerana memo agak tidak rasmi, anda boleh membuat senarai berpoin atau menggunakan teks tebal untuk menyoroti bahagian tertentu pada tarikh akhir atau tujuan pengubahsuaian.
Langkah 8. Edit memo anda ke 1 halaman
Sekiranya anda memberikan memo kepada banyak orang, cara terbaik untuk memastikan mereka membacanya adalah dengan memendekkannya. Sekiranya terlalu lama dan tujuannya tidak jelas, mereka mungkin membuangnya sehingga mereka mempunyai masa lapang.
Ini tidak benar mengenai memorandum undang-undang dan beberapa memo syarikat yang merangkumi laporan bangunan atau usul lembaga. Pastikan anda mengetahui berapa jangkaan penonton anda
Langkah 9. Bukti memo anda untuk kesalahan ejaan dan tatabahasa
Sekiranya kemahiran menulis anda tidak kuat, berikannya kepada atasan atau rakan sekerja yang boleh mengeditnya.
Langkah 10. Tandatangani surat itu
Sebaik sahaja ia diluluskan, anda akan mahu menandatanganinya dan menjadikannya rasmi. Sertakan maklumat hubungan anda, dan maklumat hubungan sesiapa sahaja yang boleh mereka ajukan di bahagian bawah memo.
Langkah 11. Sertakan lampiran yang diperlukan
Cetak salinan memo dan lampiran untuk setiap kenalan anda. Stap mereka ke memo sebelum menyampaikannya.
Langkah 12. Kirimkan memo anda tepat pada masanya
Orang akan memerlukan masa untuk membuat rancangan semasa pengubahsuaian, jadi cuba sampaikan maklumat kepada mereka ketika diumumkan.
